如何

如何举办富有成效的电话会议

电话会议不必沉闷,无聊和无聊。您的电话会议应该富有启发性,即使涉及简单的事情。例如,如果您不使用议程,则会因分心和误导而遭受呼叫困扰。在本指南中,我们将介绍一些用于主持富有成效的电话会议的最重要的提示。下次你 召开电话会议,请记住这些提示!

电话会议

每次使用议程

想象一下,试图在没有地图或GPS的情况下导航我们国家的复杂公路网络。当然,您可以遵循路标,但是它们并不总能带您到达需要去的地方。电话会议也是如此。如果您不使用议程,则最好不带GPS或地图前往I-90。您最终会遇到意想不到的地方,这往往是一件坏事,因为无论如何您最终都会回溯。

您的会议议程应该简单明了。它不一定很漂亮,也不必包含很多细节,但是它应该涵盖一些基本知识:通话的时间和地点,拨入信息或链接,参加人员以及涉及的主题。您还应该为会议设置时间限制。 安排30-45分钟的会议是最大程度地提高会议效率的最佳方法.

讲一个故事

说到说话,我们往往会对那些只讲事实的发言人感到无聊。如果您也使用疲倦或单调的声音,则呼叫者会变得疲倦 非常 快速,并且您不希望您的团队遭受会议倦怠的困扰。

讲故事是更好地表达观点而又不让每个人都躺在床上的更好方法。如果您有呈现乏味或无趣的信息,请结合现实生活中的一些内容来为其增添趣味。讲一个关于自己的故事,生活经历或其他可以帮助听众建立联系的事物。或者,以一种使他们通过自己的经历与故事相关的方式来讲述它。

当我们与说话者或内容或 都。 不要害怕在会议中增加一些趣味性,但也不要过分夸大。您无需讲述一个引人入胜的故事即可吸引听众的注意力,他们只需要他们可以轻松关联的内容即可。

不要使用座机

座机 可能仍然存在,但这并不意味着它是您可以使用的最佳工具。在举办电话会议时,是时候让座机回到古代并升级到21世纪了。在线会议通话已经改变了企业的沟通方式,如果您不使用这些工具,那您将错失良机。

借助电话会议应用程序,您将能够主持更好的电话,控制谁加入和谁离开,使某些呼叫者静音,记录您的电话等等。在线工具对电话的控制量可确保您全方位获得更好的通话。另外,使用基于Web的服务可以节省您支付长途电话和多方通话费用的成本。

给每个人说话的机会

参加电话会议的每个人都应该有发言的机会。人们尝试互相交谈的效率低得多,因此鼓励您的呼叫者熟悉静音按钮。当其他人说话时,每个人都应该保持静音,然后轮到他们讲话。作为呼叫主机,您可以使其他呼叫者静音,因此 用它。 当某人的背景噪音干扰所有人时,很难集中注意力!

这也可能是提个宾客名单的好时机。您通话的效率在很大程度上还取决于 WHO 参加。在安排呼叫之前,请先查看您的来宾列表。名单上的每个人都 需要 到那里?您是否包括与该主题相关的所有人?

跟进

会议结束后,最好跟所有人进行跟进并设定目标,让他们在现在和下次会议之间达成目标。看看每个人是否都认为会议富有成效也是一个好主意。反馈可以帮助您将来举办更多富有成效的会议,因此不要害怕问您下次可以做些什么。

每次会议都应该有目标。如果到会议结束时仍未达到目标,则可能需要重新安排时间,然后重试。 

结论

您在电话会议中越组织,沟通和勤奋,他们将变得越有生产力。记得 总是 使用议程,整理来宾清单,使用正确的工具并在可能的情况下讲故事。不要只是向人们扔信息,这既无聊又无济于事。让通话中的每个人都有机会发言,使用那些静音按钮,并始终在会议后进行跟进并设定临时目标直到下一次会议。

这些技巧将使您的通话质量提高十倍,您只需遵循它们即可!

关于作者

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方达丽莎·索福

方达丽莎·索福拥有德里大学的计算机科学硕士学位,目前在业余时间阅读和学习各种主题,同时撰写博客。除了写博客,她还喜欢唱歌,做饭,尝试各种食物,旅行和露营。在评论部分与Fondaliza分享您的意见和建议。

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